Cuối cùng cũng đến lúc! Bạn đã làm việc chăm chỉ, đã hợp tác, chỉnh sửa thiết kế của bạn dựa trên các phản hồi. Bây giờ là thời điểm cho mọi người thấy được thành quả của bạn!

Sự thật là, dù thành quả của bạn có tuyệt vời đến đâu, thì một màn thuyết trình tệ hại có thể phá hủy hoàn toàn những nỗ lực và thời gian mà bạn đã bỏ ra.

Để khắc phục điều này, có một vài bí quyết hay ho dành cho bài thuyết trình của bạn mà tôi đã lựa chọn ra từ kinh nghiệm của chính mình.

1. Đừng xin lỗi.

Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu có người đang cố gắng bán cho bạn một thứ gì đó, nhưng trước khi rao bán, họ đã xin lỗi trước về một số khuyết điểm của sản phẩm?

Liệu bạn có muốn mua sản phẩm đó không?

Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết những người làm như vậy là vì họ muốn hạ thấp mặt bằng chung của sản phẩm. Có thể họ không đủ thời gian chuẩn bị, hoặc họ không hài lòng với sản phẩm của mình như họ đã mong đợi. Và dù cho bằng cách nào, ấn tượng để lại sẽ là họ đã không nỗ lực cho bài thuyết trình này, và họ đã làm lãng phí thời gian của mọi người, hoặc là họ đã khiêm tốn một cách giả dối, điều này gây khó chịu cho một vài người. Nếu bạn thật sự không có đủ thởi gian để làm mọi thứ hoàn hảo, đây không phải lý do chính đáng để xin thứ lỗi. Nếu bạn cảm thấy rằng mình cần thêm nhiều thời gian hơn, hãy yêu cầu điều đó.

Bạn có thể tránh xin thứ lỗi bằng việc chuẩn bị chu đáo cho bài thuyết trình. Không chỉ bao gồm nội dung bạn sẽ nói, mà còn phải chắc chắn rằng bạn đã có đầy đủ tất cả các yếu tố công nghệ cần thiết để phần thuyết trình được diễn ra trôi chảy.

Từ việc cài đặt drive để kết nối máy tính tới màn hình hoặc máy chiếu, adaptor nếu cần, file PDF phòng trường hợp Powerpoint bị lỗi, hay thậm chí phải biết được vị trí của nút chia sẻ màn hình. Sau nhiều năm quan sát và thực hiện các buổi thuyết trình, quy trình này không thay đổi. Sẽ không có gì nghiệm trọng nếu bạn phạm phải lỗi trong lần thuyết trình đầu tiên. Nhưng nếu mọi thứ vẫn diễn ra như vậy sau nhiều lần, có lẽ bạn nên xem xét lại vì điều này không tốt chút nào.

Nói một cách ngắn gọn, nếu bạn đã hoàn thành tốt công việc của mình, không việc gì khiến bạn phải xin lỗi. Và nếu bạn không nỗ lực để hoàn thành công việc, thì việc xin lỗi cũng không giúp được gì cho bạn cả.

2. Thiết lập các quy tắc ở phần mở đầu buổi thuyết trình

Một chiến thuật mà tôi đánh giá cao từ những người khác, và luôn cố gắng áp dụng vào bất kì bài thuyết trình nào, đó là thiết lập các quy tắc chính.

Nếu không muốn bị cắt ngang trong quá trình thuyết trình, tôi sẽ đề nghị mọi người giữ lại câu hỏi và nhận xét của họ cho đến phút cuối. Nếu tôi muốn thảo luận trong quá trình thuyết trình, tôi sẽ đề cập đến điều này trong phần mở đầu, để mọi người có thể cảm thấy thoải mái cắt ngang phần trình bày của tôi.

Mọi người sẽ tuân theo quy luật mà bạn đã thiết lập. Hãy nhắc lại những điều mà bạn đã yêu cầu ở phần mở đầu nếu có ai đó cắt ngang bằng một câu hỏi, dù bạn có thể trả lời ngay câu hỏi của họ. Thỉnh thoảng, nếu bạn đưa cho họ một cm, họ sẽ muốn đi xa hơn một dặm, và bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát được phần thuyết trình của mình.

Yêu cầu không cắt ngang không chỉ giúp bạn tránh được một buổi thuyết trình đi chệch hướng, mà còn còn giúp bạn kiểm soát được thời lượng thuyết trình. Hơn nữa, nó đặt mọi người vào một “môi trường lắng nghe”. Điều này thật sự hữu ích, vì sẽ có một vài người cảm thấy rằng họ phải nói điều gì đó để thể hiện sự chú ý của họ.

3. Trình bày và nói ra, đừng viết

Với tôi, không có gì phiền phức hơn việc nhìn thấy một slide thuyết trình đầy chữ.

Tôi không hề thấy phiền khi phải đọc, nhưng đó thật sự không phải là những gì bạn nên thể hiện trong một bài thuyết trình. Buổi thuyết trình nên là nơi mà bạn nói chuyện với mọi người, sử dụng các hình ảnh trực quan để giúp bạn vẽ nên một bức tranh tổng quan. Nếu bạn đang dự định đọc một mạch bài thuyết trình, hãy gởi nó đến những người chắc sẽ hứng thú với nó, để họ có thể đọc vào thời gian nhàn rỗi. Thật là vô ích khi chỉ ngồi trong phòng và nhìn bạn đọc.

Nếu bạn muốn có một vài ghi chú để chắc rằng bạn không quên bất kì thứ gì, hãy thêm các ghi chú (presenter notes) trong bài thuyết trình mà chỉ bạn mới có thể thấy. Nhưng sau đó, cố gắng tránh việc đọc lại toàn bộ bài thuyết trình, để bạn có thể giao tiếp bằng ánh mắt với những người tham dự.

4. Làm mọi thứ thật đơn giản

Trọng tâm của bài thuyết trình nên nằm ở phần nội dung được trình bày. Vì lý do đó, tránh sử dụng hoặc tạo ra các đồ họa nặng nề với nhiều hình ảnh trực quan làm phân tán sự tập trung. Tại sao ư? Điều này không đáng để bạn dành thời gian, thay vì vậy tập trung nhiều vào nội dung, tạo ra hình ảnh sắc nét, chỉnh sửa lỗi chính tả, và quan trọng nhất, đi theo một câu truyện xuyên suốt. Cố gắng tránh xa khỏi các kiểu trang trí và hiệu ứng chuyển cảnh lòe loẹt, trừ khi nó có ý nghĩa cho câu chuyện của bạn, và chọn font sao cho phù hợp với người nghe, nội dung và phong cách mà bạn muốn diễn đạt. Chìa khóa ở đây, theo ý kiến của tôi, là hãy điều tiết lại. Bố cục không chỉ là hình thức, nó phải là toàn bộ công việc của bạn.

Giữ việc trình bày đơn giản nhất sẽ giúp bạn tránh bị nhận xét về nó. Tôi muốn đưa ra lời khuyên mạnh mẽ về việc cẩn thận với các file từ Photoshop, Illustration hoặc bất kì công cụ nào mà bạn đang sử dụng. Có thể nó rất chuyên nghiệp, nhưng những công cụ này không được phát minh ra để thuyết trình. Bạn sẽ phóng to hoặc thu nhỏ, kéo qua trái hoặc qua phải trong khi bạn đang cố gắng để trình bày và giải thích. Và, như bạn có thể tưởng tượng, sẽ rất khó thuyết trình trôi chảy. Đơn giản vẫn là tốt nhất.

5. Hãy vui vẻ.

Nếu thích hợp, hãy thêm vào bài thuyết trình của bạn một chút hài hước. Mục đích là để giúp bạn phá vỡ sự ngột ngạt và tránh làm không khí chùng xuống.

Khi bạn trình bày một thứ gì đó mới, bạn có thể sẽ phải đương đầu với một vài ý kiến bất mãn. Một chút hài hước có thể giúp bạn phá vỡ các hàng rào và giữ cho mọi người chú tâm hơn. Tuy nhiên, hãy quan tâm đến khán giả của bạn và sử dụng phương pháp phù hợp với từng trường hợp. Nếu bạn sử dụng một meme mà không nhận được sự hài lòng từ họ, buổi trình bày sẽ đi chệch hướng và đi ngược lại với những dự định ban đầu.

Một chiến thuật tôi luôn thực hành và luôn luôn an toàn, là bắt đầu phần trình bày với một chút hài hước. Thông thường tôi chỉ sử dụng một vài thứ có thể tương tác phần nào đó với chủ đề, nhưng sẽ bao gồm một vài nhân vật hài hước trong đó, và sử dụng chúng cho phần ảnh bìa.

Thêm vào đó, nếu phần thuyết trình của bạn khá dài, thêm vào sự hài hước là cách để tạo nên một vài khoảng nghỉ cho khán giả của bạn, đó còn là một cách khá tốt để giữ cho người nghe luôn tương tác, và thu hút lại sự chú ý của những người bị phân tâm.

6. Làm cho bài thuyết trình thật đáng nhớ.

Bạn đang chuẩn bị dành ra một vài tiếng đồng hồ trong phòng họp với khán giả của bạn. Bạn muốn họ sẽ như thế nào khi rời khỏi buổi họp? Bạn có muốn mọi người nhớ đến những gì mà bạn đã trình bày? Vậy thì, hãy trình bày theo cách mà sẽ khiến họ phải nhớ trong một khoảng thời gian dài.

Cách tốt nhất để đạt được điều này là kể ra một câu chuyện thuyết phục, có thể kết nối từng nhân tố trong công việc. Hãy nghĩ về nó – điều gì có thể giữ con người xem các bộ phim và chương trình TV hàng giờ đồng hồ và thậm chí còn trả tiền cho chúng? Đó là những câu chuyện.

Mục tiêu lớn nhất không chỉ là giữ sự tương tác của người xem trong suốt phần thuyết trình, mà còn khiến họ ghi nhớ cho đến sau này. Và, nếu mọi người thích câu chuyện của bạn, sẽ dễ dàng hơn để họ thấu hiểu những mục đích đằng sau thành sau thành quả của bạn.

Tránh việc sa đà vào những điều chỉ có designer mới quan tâm như kiểu chữ, tỉ lệ vàng,… trừ khi thính giả của bạn cũng là designer như tôi, vậy đó!

7. Bắt đầu thật mạnh mẽ, thậm chí là mạnh mẽ hơn.

Ngay cả khi câu chuyện của bạn đang nhận được sự tương tác, con người cũng chỉ có một trí nhớ bị giới hạn, và họ có xu hướng sẽ lơ là đôi chút vào giữa phần thuyết trình. Một cách tự nhiên, họ sẽ ghi nhớ thiên về phần mở đầu và phần kết thúc.

Vì thế, để chắc rằng bạn không lãng phí những khoảnh khắc đó. Bạn có thể, ví dụ, bắt đầu với một tuyên bố thật ấn tượng, cái mà hứa hẹn sẽ trở lại vào phần cuối của bài thuyết trình. Tôi nghĩ rằng phần mở đầu sẽ như việc thiết lập, và phần kết thúc như là quá trình phân phối.

Nếu bạn làm đúng, việc kết nối hai giai đoạn này sẽ giải phóng phần còn lại của câu chuyện, và phần trình bày của bạn sẽ đọng lại trong trí nhớ của người xem trong một khoảng thời gian.

Một điều nữa mà tôi thích làm trong phần mở đầu, đó là đề cập đến chủ đề mà bài thuyết trình sẽ trình bày và mục đích của nó. Bằng cách này, người nghe sẽ biết được mục tiêu của bài thuyết trình ngay từ phần mở đầu, và có thể giúp mọi người đi đúng hướng mà bạn đã dự định.

Bonus: Phản hồi rất giá trị

Sau khi chúng ta đã hoàn thành bài thuyết trình, đôi khi chúng ta chỉ xem nó như một nhiệm vụ đã hoàn thành và quên đi toàn bộ lý do tại sao chúng ta lại trình bày ở phần đầu tiên: phản hồi. Đó thật sự là một thiếu sót.

Chú ý đến tất cả các ý kiến mà bạn nhận được, và ghi chú lại nếu bạn không có một trí nhớ tốt. Ngoài ra, cố gắng quên đi những người đặc biệt trong một phút, thỉnh thoảng, 1 người không phải là designer có thể có 1 đề xuất thú vị để có thể cải tiến thiết kế của bạn.

1 lời khuyên cuối cùng: bạn không phải đang thử nghiệm, vì thế, đừng cảm thấy rằng bạn phải tự bảo vệ bạn khỏi những ý kiến, hoặc thậm chí bạn cần phải ghim lại ý kiến của họ. Hãy xem lại các phản hồi và bổ sung vào kết luận của bạn nhằm nâng cao mục đích của dự án .

Đã đến lúc chiến đấu với Powerpoint và bắt đầu phần trình bày của bạn. Chúc may mắn! :)

Bài viết bởi José Torre, visual design tại @TomTom

(Nguồn bài viết: springboard)