Hệ thống tổ chức mà tôi mô tả dưới đây không hoàn hảo và sẽ không giải quyết tất cả mọi vấn đề, tuy nhiên nó sẽ là điểm bắt đầu và giúp bạn định hình để tìm kiếm và quản lý tên tập tin trong nhiều dự án.

Tôi là người ưa lối sống có tổ chức. Những kẻ như tôi thích sắp xếp mọi thứ theo một trật tự để dễ hiểu, chọn lọc và quản lý hơn. Điều này bao gồm nhiều việc nhỏ, ví dụ như bố cục sắp xếp theo dạng lưới hay các quyết định quan trọng hơn như sắp xếp lập trình theo màu.

Bạn sẽ biết rõ hơn về cách tư duy của chúng tôi nếu ghé thăm trang web này. Tuy nhiên nếu bạn nghĩ rằng tổ chức quá ngăn nắp không phải là một điều tốt thì lối sống không có tổ chức có lẽ còn tệ hơn, đặc biệt là khi nói đến việc tìm kiếm và quản lý tập tin dự án.

Lý do bạn cần có một hệ thống quản lý tập tin

Nếu trước giờ làm việc mà không có hệ thống quản lý tập tin, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi ghép các thư tập tin vào trong một thư mục và tìm cách lọc chúng. Một vài người thậm chí còn ưa thích sự tự do sáng tạo trong lối làm việc với đống tập tin như thế này. Tuy vậy, dù cảm giác của bạn đối với chủ đề này như thế nào thì nó cũng sẽ không thay đổi sự thật rằng hệ thống quản lý tập tin tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn:

• Bạn sẽ thiết kế tốt hơn. Mỗi lần dành hơn 30 giây để tìm kiếm một tập tin, bạn đã phá vỡ mạch sáng tạo tự nhiên và áp lực bắt đầu xuất hiện. Chắc tôi cũng không cần phải đề cập đến tác động của nó đối với cảm hứng và tác phẩm của bạn.
• Bạn sẽ có thể kiểm soát tác phẩm của mình. Việc sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, dù chúng có nhỏ như thế nào đi nữa, sẽ tạo cảm giác rằng bạn được làm chủ trong nhà (hoặc nói cách khác là ổ cứng). Cảm giác này sẽ được lan tỏa vào công việc và bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn về quyết định thiết kế của mình.
• Bạn sẽ có được bài học thiết kế đầy giá trị. Thiết kế có nghĩa là đặt mọi thứ vào đúng chỗ theo một trật tự phù hợp. Nói cách khác, đó là việc thấu hiểu các yếu tố dường như mang tính chất riêng lẻ. Bạn có thể mang tư duy này vào trong quá trình thiết kế logo, trang web, xe hơi, âm nhạc, thang máy hoặc hệ thống quản lý tập tin. Thiết kế liên quan đến tổ chức và cấu trúc chứ không chỉ gói gọn trong hình thức thị giác. Tham khảo chủ đề này ở quyển sách này.

Dù hệ thống quản lý tập tin mang lợi ích to lớn, một vài cách thức tổ chức sẽ tỏ ra hiệu quả hơn so với những cách còn lại. Dưới đây là hệ thống mà cá nhân tôi đã sử dụng và nó mang lại hiệu quả to lớn cho nhiều dự án khác nhau.

Hệ thống quản lý tập tin 6 bước hữu hiệu

1. Đảm bảo có một thư mục Làm việc

2. Tạo thư mục khách hàng

3. Tạo thư mục dự án

4. Tạo thư mục quản lý tập tin

• Thông tin đầu vào từ khách hàng (Client input): Đây là mọi thứ mà tôi có được từ khách hàng trong quá trình thực hiện dự án. Tập tin, tài liệu, ghi chú, vâng vâng.
• Kinh doanh (Business): Trích dẫn dự án, lịch trình, tờ trình kiến nghị và những thứ khác liên quan đến mặt “kinh doanh” của dự án.
• Tài nguyên (Assets): Ảnh chụp, biểu tượng và các yếu tố thiết kế khác mà bạn sử dụng trong thiết kế của mình. Nói cách khác, mọi thứ trong bố cục cuối cùng cần lưu trữ tại đây.
• Thiết kế (Design): Tên của nó đã nói lên tất cả. Đây là nơi bạn lưu trữ các tập tin thiết kế thực tế của mình cũng như các tác phẩm đang được hoàn thiện. Điển hình thì nó chứa không gì khác ngoài danh sách tập tin với nhiều phiên bản thiết kế hoặc tái bản khác nhau. Hãy nhớ rằng tất cả các tập tin được sử dụng để xây dựng thiết kế này như ảnh chụp hoặc biểu tượng cần nằm trong thư mục Tài nguyên.
• Sản xuất (Production): Tất cả các thư mục cuối cùng giao cho khách hàng. Đối với các dự án in ấn, đây là nơi bạn lưu các tập tin chế bản gửi cho nhà in như các phông chữ trong PDF và vân vân. Đối với các dự án trang web, đây sẽ là nơi chứa bản HTML của trang web nếu bạn thực hiện lập trình.

Cấu trúc này phản ánh sơ bộ các giai đoạn khác nhau mà dự án của bạn sẽ đi qua và tập tin liên quan đến các giai đoạn này. Vậy bạn sẽ tìm những hình ảnh đã được sử dụng cho dự án poster mùa Halloween ở đâu? Vâng, nó sẽ nằm ở thư mục Tài nguyên. Còn tập tin sẵn sàng cho quá trình in ấn? Tất nhiên là trong thư mục Sản xuất rồi.

5. Lưu những thay đổi trong các thư mục riêng biệt

Bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi trong tập tin, đừng bao giờ lưu chồng lên tập tin gốc. Thay vì vậy hãy sử dụng lệnh “Save as…” để lưu thành bản mới. Bằng cách này bạn sẽ có thể theo dõi số lượng thay đổi đã được thực hiện cũng như thời điểm bạn thực hiện chúng.

6. Đặt tên tập tin đúng cách

• Brochure Final
• Brochure Final – sửa ảnh
• Brochure Final Final
• Brochure Final of all finals – sửa trang bìa
• Brochure Final Final Final

Rõ ràng là tôi có vấn đề với ý nghĩa của từ “Final”, tuy nhiên đó chỉ là do tôi không biết rằng “final” không phải là một từ thông dụng để đặt tên tập tin – bạn sẽ không bao giờ thật sự biết được liệu đó là phải là bản cuối cùng hay không và khách hàng cũng thế. Cách tốt và dễ dàng hơn để xử lý việc này là thêm một con số vào tên tập tin khi bạn thực hiện thay đổi hoặc tạo bản thay thế đến khi có được sự đồng thuận cuối cùng từ khách hàng. Do đó, danh sách phía trên nên là:

• Brochure_01
• Brochure_02
• Brochure_03
• Brochure_04
• Brochure_05
• Brochure_06

Bằng cách này, bạn sẽ luôn biết được tệp cuối cùng là tệp có số cao nhất và khách hàng có thể dễ dàng ghi nhận thay đổi và bản thay thế. Một tình huống khi hệ thống đặt tên kiểu này tỏ ra không hiệu quả là khi khách hàng của bạn quyết định rằng Brochure_05 là bản cuối cùng thay thì Brochure_06. Giải pháp ở đây đơn giản là mở tệp và lưu thành Brochure_07, thậm chí khi không thực hiện thay đổi nào, do đó bạn không cần phải suy nghĩ gì thêm.

Làm cách nào để hiểu cách tổ chức tập tin?

Cũng giống như việc mọi người tổ chức căn nhà của mình theo nhiều cách, họ cũng có nhiều cách để tổ chức tập tin. Hệ thống tổ chức mà tôi mô tả phía trên không hoàn hảo và sẽ không giải quyết tất cả mọi vấn đề, tuy nhiên nó sẽ là nơi bắt đầu và giúp bạn định hình để tìm kiếm và quản lý tên tập tin trong nhiều dự án.

Tác giả: Peter Vukovic
Người dịch: Đáo
Nguồn: 99design