loading

Tài liệu thiết kế là gì? Sự quan trọng của tài liệu thiết kế

Đối với nhiều nhóm sản phẩm, tài liệu thiết kế là một vấn đề suy nghĩ sau cùng. Thay vào đó, họ làm theo cách tiếp cận trực tiếp, “Chúng tôi không có thời gian để làm điều đó ngay bây giờ. Hãy tập trung vào thiết kế hoặc phát triển sản phẩm”. Họ trì hoãn việc viết tài liệu cho đến khi kết thúc quá trình thiết kế sản phẩm.

Đây có thể là một cách tiếp cận nguy hiểm. Việc thiếu tài liệu kỹ lưỡng gây ra nhầm lẫn trong giai đoạn triển khai thiết kế. Các nhóm sản phẩm tốt hơn nên tạo tài liệu trong suốt quy trình làm việc của họ, về cơ bản là hợp lý hóa và trao quyền cho việc ra quyết định. Điều này sẽ giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ hơn về từng quyết định, từng bước của quá trình làm sản phẩm.

Trong bài viết này, chúng ta hãy xem xét khái niệm về tài liệu thiết kế, khám phá lý do tại sao đây là một khoản đầu tư quan trọng về thời gian và xem qua một số mẹo thực tế về cách thiết kế tài liệu có thể được thực hiện đúng cách.

Tài liệu thiết kế là gì?

Tài liệu thiết kế là một tập hợp các tài liệu và tài nguyên bao gồm tất cả các khía cạnh của thiết kế sản phẩm của bạn. Tài liệu nên bao gồm thông tin về người dùng, tính năng sản phẩm và thời hạn của dự án; tất cả các chi tiết triển khai thiết yếu; và thực hiện thiết kế các quyết định mà nhóm của bạn và các bên liên quan đã đồng ý dựa trên tài liệu thiết kế.

Tại sao phải đầu tư vào thiết kế tài liệu?

Làm rõ các yêu cầu của dự án

Đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan để bắt đầu thực hiện một thiết kế là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình thiết kế. Bạn cần phải có sự chấp thuận của các bên liên quan (stakeholder). Tài liệu thích hợp giúp bạn đạt được mục tiêu này dễ dàng hơn. Do đó, tài liệu giúp bạn tổ chức và truyền tải suy nghĩ của mình cho các bên liên quan, từ đó giúp họ hiểu cách các quyết định thiết kế của bạn sẽ thỏa mãn nhu cầu của người dùng và mục tiêu kinh doanh của chính họ.

Ảnh: https://xd.adobe.com/

Hợp lý hóa việc triển khai thiết kế

Bằng cách ghi lại một thiết kế, bạn cũng hỗ trợ trong việc triển khai nó. Thiết kế sản phẩm là một quá trình hợp tác và trong nhiều trường hợp, nhiều người cùng làm việc trong dự án. Không phải lúc nào bạn cũng có thể chia sẻ chi tiết triển khai bằng lời nói (ví dụ: khi bạn làm việc với các nhóm từ xa). Do đó, các tài liệu thiết kế đóng vai trò như một nguồn đáng tin duy nhất cho tất cả những người tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm và có thể tập hợp nhóm của bạn xung quanh một mục tiêu cụ thể.

Mô hình thác nước. Ảnh: https://www.mhcautomation.com/

Tạo động lực cho nhóm của bạn

Một tài liệu tốt sẽ mang lại một sự chuyên nghiệp hơn về sản phẩm và khiến các thành viên trong nhóm hào hứng với tầm nhìn này. Nó trả lời các câu hỏi, “Chúng tôi muốn xây dựng cái này như thế nào?” và quan trọng là “Tại sao chúng tôi muốn xây dựng cái này?”

Danh sách các tài liệu cần thiết

Mặc dù tài liệu có thể khác nhau giữa các dự án, nhưng các tài liệu đều có những điểm chung cơ bản. Thông tin này có thể bao gồm trong một tài liệu hoặc được tách thành nhiều tài liệu. Bạn thực hiện cách tiếp cận nào sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án của bạn.

  • Tổng quan về dự án – Tài liệu này chứa tổng quan cấp cao về thiết kế và các mục tiêu mà nhóm thiết kế muốn đạt được. Bằng cách đọc tài liệu này, bất kỳ ai cũng có thể hiểu được mục đích của một dự án.
  • Yêu cầu sản phẩm – Tài liệu này bao gồm các yêu cầu kinh doanh và kỹ thuật của thiết kế. Chúng nên được chia sẻ với các bên liên quan trước khi bắt đầu thiết kế để đảm bảo rằng cả hai yêu cầu đều được thỏa mãn. Chúng ta cũng nên đưa vào tài liệu này thông tin về các ràng buộc và giả định vì chúng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định thiết kế.
  • Bản phân phối dự án – Tài liệu này cung cấp thông tin về thiết kế được thiết lập trong giai đoạn tạo wireframe và prototype, sẽ được cung cấp dưới dạng sản phẩm phân phối sau khi hoàn thành việc triển khai.
  • Thông tin đối tượng mục tiêu – Tài liệu này liệt kê thông tin có liên quan về đối tượng của bạn, từ tính cách người dùng đến dữ liệu từ nghiên cứu người dùng. Thông tin này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu người dùng của bạn là ai và thiết kế tốt có ý nghĩa như thế nào đối với họ (thông qua sở thích về chức năng và thẩm mỹ của họ). Tài liệu đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho các nhà thiết kế khi chia sẻ cơ sở lý luận của họ đằng sau các quyết định thiết kế cá nhân.
  • Hành trình của người dùng – Tài liệu này phác thảo con đường mà người dùng có thể thực hiện để đạt được mục tiêu khi sử dụng sản phẩm.
  • Hướng dẫn thiết kế – Tài liệu mô tả các thành phần và thông số kỹ thuật cần thiết để xây dựng giải pháp.
  • Hướng dẫn phong cách – Tài liệu này liệt kê một tập hợp các tiêu chuẩn để cách điệu thiết kế. Phong cách, màu sắc và kiểu chữ là những phần thiết yếu của hướng dẫn này.
  • Phạm vi dự án và kế hoạch thực hiện – Tài liệu này mô tả vai trò và quy trình của sự hợp tác giữa các nhóm. Kế hoạch thực hiện ghi lại các yêu cầu cần thiết để hoàn thành việc thực hiện thiết kế. Đối với các dự án đơn giản, nó có thể là tổng quan cấp cao về các bước cần thiết để hoàn thành việc triển khai. Đối với các dự án phức tạp, nó có thể bao gồm tiến trình dự án với thông tin về thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước.
  • Xác nhận thiết kế và thử nghiệm người dùng – Tài liệu này cung cấp tổng quan về các quy trình thực hiện trong chu trình thiết kế sản phẩm, cũng như các bước cần thực hiện sau khi phát hành sản phẩm để xác minh rằng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người dùng.
  • Hướng dẫn vận hành – Tài liệu này cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các nhiệm vụ vận hành chung sau khi thiết kế được thực hiện. Ví dụ: nó có thể cung cấp hướng dẫn từng bước về cách triển khai phiên bản mới của ứng dụng trong môi trường sản xuất.

Lập tài liệu thiết kế phù hợp

Mặc dù không có cách duy nhất để tiến hành tài liệu thiết kế và nó thay đổi theo nhóm sản phẩm, nhưng có một số khuyến nghị chung có thể mang lại lợi ích cho mọi dự án.

Tài liệu có thể sử dụng được cho đối tượng mục tiêu

Có thể xác định ba nhóm lớn người dùng cho tài liệu: thành viên nhóm sản phẩm, các bên liên quan (stakeholder) và người dùng cuối (end user). Mỗi nhóm đều có nhu cầu riêng và điều quan trọng là phải xem xét thực tế này khi làm việc trên tài liệu của bạn. Cả nội dung và định dạng của tài liệu phải được điều chỉnh để phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn.

Stakeholder (Nguồn: wikipedia )

Cung cấp tài liệu cập nhật

Giới thiệu khuôn khổ kiểm soát phiên bản giúp cho tài liệu của bạn luôn cập nhật, do đó giảm thiểu rủi ro đưa ra các quyết định thiết kế không chính xác. UX manager nên xác thực tài liệu ít nhất mỗi tháng một lần.

Làm việc trên tài liệu thiết kế từng bước

Thiết kế tài liệu không phải là hoạt động một sớm một chiều. Trong nhiều trường hợp, không thể tạo tất cả tài liệu trong một lần thử. Do đó, các nhóm sản phẩm nên làm việc với tài liệu khi họ thực hiện dự án. Tài liệu của một dự án “sống” được cập nhật liên tục khi bạn làm việc trên thiết kế. Nhóm sản phẩm nên đầu tư thời gian vào việc tạo ra một cấu trúc linh hoạt, dễ tiếp cận — bất kỳ ai trong nhóm đều có thể cập nhật tài liệu một cách dễ dàng.

Kiểm tra tài liệu

Tài liệu là sản phẩm phụ trong thiết kế sản phẩm của bạn và giống như các sản phẩm khác, tài liệu này cần được kiểm tra với người dùng. Đảm bảo rằng người dùng biết cách sử dụng nó và thấy tài liệu có giá trị. Bạn cũng có thể giới thiệu một vòng phản hồi đơn giản, chẳng hạn như biểu mẫu phản hồi trực tuyến, để người dùng của bạn có thể ghi lại phản ứng của họ và giúp bạn liên tục cải thiện tài liệu của mình.

Tránh thuật ngữ

Mỗi lĩnh vực đều có thuật ngữ đặc biệt của riêng nó. Khi được sử dụng trong một ngữ cảnh thích hợp, ngôn ngữ đặc biệt này sẽ giúp bạn giao tiếp chính xác với các chuyên gia có chuyên môn cần thiết. Nhưng khi bạn không chắc chắn về kiến ​​thức chuyên môn của đối tượng mục tiêu, hãy hạn chế tối đa việc sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật trong tài liệu của bạn.

Tài liệu tốt nhất là loại mà đối tượng mục tiêu của bạn có thể dễ dàng hiểu được. Điều quan trọng là phải tìm hiểu những gì phù hợp với người dùng của bạn và bỏ đi những biệt ngữ nếu nó có thể được thay thế bằng những thuật ngữ quen thuộc hơn. Hãy thử đọc to văn bản và đánh giá nó từ quan điểm của người đọc tài liệu của bạn. Lưu ý bất kỳ điều khoản nào có thể gây nhầm lẫn hãy thay thế chúng bằng các điều khoản rõ ràng hơn.

Tạo quyền truy cập dễ dàng

Tài liệu dựa trên giấy tĩnh đang nhanh chóng trở thành dĩ vãng. Tài liệu hiện đại nên được cung cấp dưới dạng tài nguyên trực tuyến. Định dạng này không chỉ giúp người dùng truy cập tài liệu dễ dàng hơn mà còn đơn giản hóa quy trình cập nhật. Ưu tiên các phần có thông tin và đảm bảo rằng tìm kiếm hoạt động tốt. Cấu trúc bạn chọn phải tuân theo mẫu mà người dùng tuân theo khi duyệt tài liệu.

Cung cấp các mẫu code hoặc hình ảnh trong tài liệu

Việc sử dụng thông tin dễ dàng hơn với một thiết kế thực tế. Để tạo phân cấp theo ngữ cảnh và cải thiện khả năng hiểu, tài liệu nên bao gồm thiết kế trực quan và các đoạn code, không chỉ là các từ đơn thuần. Mẫu code hoặc thiết kế trực quan giúp người dùng chuyển thông tin thành các quyết định thiết kế dễ dàng hơn.

Cập nhật tài liệu tự động

Nếu một số phần của thiết kế không có trên giấy tờ, nó không tồn tại. Nếu các phần tử của hệ thống thiết kế không có tài liệu, bạn có nguy cơ trùng lặp các phần tử. Cố gắng cập nhật tài liệu về code sản phẩm của bạn bằng cách tự động hóa tài liệu. Cần có các quy tắc và hệ thống để tài liệu được cập nhật ngay khi các nhà phát triển giới thiệu sự thay đổi trong thiết kế giao diện người dùng. Điều này bao gồm cả tham chiếu trực quan và code.

Tìm các kiểu mẫu (pattern) trong các tài liệu hiện có và biến chúng thành các template

Khi bạn đã tạo tài liệu cho một vài dự án, hãy xem lại tài liệu và cố gắng xác định các khía cạnh chung của tất cả các dự án. Xác định các template cho các bộ phận tiêu chuẩn để hỗ trợ việc tạo tài liệu thiết kế. Các template cũng sẽ là nền tảng để xây dựng các tài liệu thiết kế cho các dự án trong tương lai của bạn.

Phần kết luận

Tạo tài liệu thiết kế là một bước quan trọng trong quá trình thiết kế dự án và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả. Tài liệu thiết kế tốt cung cấp cho nhóm sản phẩm một khuôn khổ để đưa ra các quyết định thiết kế. Cho dù thời hạn tạo thiết kế của bạn có chặt chẽ đến mức nào, bạn cũng đừng bao giờ bỏ qua quy trình lập tài liệu.

Biên tập: Thao Lee




Nguồn tham khảo

Cùng tác giả

#Tag

document design product design stakeholder tài liệu thiết kế Thao Lee thiết kế sản phẩm ux/ui

iDesign Must-try

Điều gì tạo ra sự tự tin trong sáng tạo?
Điều gì tạo ra sự tự tin trong sáng tạo?
Con người cần tự tin để tồn tại. Thời ngày xa xưa chúng ta đã cần sự dũng cảm để chạy thoát khỏi thú săn mồi. Trưởng thành hơn, chúng…
Những thói quen tốt để duy trì sự sáng tạo
Những thói quen tốt để duy trì sự sáng tạo
Sáng tạo – là tạo ra một thứ gì đó vào buổi sáng. Nhưng mình lại viết bài này vào buổi tối, như vậy bài viết này chẳng có chút…
Vì sao Designer cần học cách kể chuyện
Vì sao Designer cần học cách kể chuyện
Từ ngày xưa, những câu chuyện đã là công cụ hiệu quả để kết nối và lưu truyền văn hóa của con người. Những người là Thương gia, nhà thám…
5 điều Designer nên biết
5 điều Designer nên biết
Designer, dù trải qua đào tạo từ trường lớp chuyên ngành hay tự mình học hỏi thì cũng cần phải quan tâm đến 5 điều sau: 1. Vẽ Xấu hay…
Các cấp độ của User Interface Designer
Các cấp độ của User Interface Designer
User Interface là khái niệm nhắc tới giao diện người dùng, phần hình ảnh thể hiện của sản phẩm số mà người dùng có thể tương tác được. User Interface…
Mình làm gì trong 8 năm qua trong ngành?
Mình làm gì trong 8 năm qua trong ngành?
Sau khi lãng phí 2 năm học “Thiết kế phim hoạt hình Manga Nhật” ở đại học Hồng Bàng (do mình không đủ khả năng mà lúc đó cũng không…