Biệt đội Vận hành thiết kế - những ‘siêu anh hùng’ thầm lặng trong đội ngũ sáng tạo

Khi một công ty bắt đầu phát triển và đầu tư vào thiết kế, họ cần phải hoàn thiện công tác nghiệp vụ, tuyển dụng, liên kết giữa các ban ngành sao cho đội ngũ thiết kế có thể tập trung vào chuyên môn của họ và để mọi người đảm đương công việc còn lại – đó chính là công việc Vận hành thiết kế, chìa khóa để nhân rộng đội ngũ thiết kế một cách hiệu quả.

Chia sẻ từ đội ngũ InVision

Biệt đội Vận hành thiết kế là ai và khi nào chúng ta cần họ? Khi một công ty bắt đầu phát triển và đầu tư vào thiết kế, họ cần phải hoàn thiện công tác nghiệp vụ, tuyển dụng, liên kết giữa các ban ngành sao cho đội ngũ thiết kế có thể tập trung vào chuyên môn của họ và để mọi người đảm đương công việc còn lại - đó chính là công việc Vận hành thiết kế, chìa khóa để nhân rộng đội ngũ thiết kế một cách hiệu quả.

Nhưng xây dựng một “biệt đội” như thế không phải là công việc một sớm một chiều và dưới đây là một vài điều bạn cần lưu ý.


Lúc nào cần biệt đội Vận hành thiết kế?

Việc tiên đoán được thời điểm cần tăng cường bộ máy Vận hành thiết kế không hề dễ dàng, nhưng có 3 viễn cảnh bạn nên lưu ý:

  1. Chuyên môn hóa kỹ năng: Vai trò dần cá nhân trở nên quan trọng
  2. Duy trì một đội ngũ thiết kế kích cỡ lớn: Việc liên lạc rõ ràng giữa mọi người đã không còn khả thi
  3. Nơi an toàn: Khi nhà thiết kế cần sự “che chở” khỏi những vất vả của công việc phát triển sáng tạo.


Chân dung nhà lãnh đạo Vận hành thiết kế

Một biệt đội Vận hành thiết kế hiệu quả là những thành viên tận tụy và đồng nghiệp quý giá. Cho dù là trực tiếp tham gia dự án hay trong vai trò hỗ trợ, bộ phận Vận hành thiết kế luôn giúp dự án tiến triển và cung cấp cho đội ngũ sáng tạo cả không gian và thời gian để “hành nghề”.

Quản lý bộ phận thiết kế phải có khả năng kiểm soát mong đợi với phần còn lại của công ty, sử dụng những cá nhân có kỹ năng thích hợp vào những dự án tương ứng, đề xuất các giai đoạn phát triển và tạo ra kết quả phù hợp với những mong đợi được đề ra.


Tìm kiếm một đội ngũ hoàn hảo

Dù là tình huống nào, luôn tồn tại những kỹ năng và phẩm chất mà một thành viên đơn vị Vận hành thiết kế nên có:

  1. Hãy tìm kiếm cá nhân có thể kết nối các phòng ban, có khả năng đại diện cho bộ phận thiết kế và hiểu các quy trình thiết kế.
  2. Vai trò này cần khả năng quản lý dự án, thời gian, budget và tài nguyên xuất sắc, hơn nữa là hiểu biết về những tư duy quản lý dự án khác nhau (ví dụ như phương pháp thác nước hay phương pháp linh hoạt).
  3. Ứng cử viên lý tưởng là người có khả năng giữ bình tĩnh trong môi trường luôn thay đổi.


Đưa ra nhiệm vụ rõ ràng

Những thông điệp về nhiệm vụ, tầm nhìn và giá trị rõ ràng có khả năng thống nhất và thôi thúc đội ngũ thiết kế. Nó giống như là một loại keo có thể kết nối các các thành viên của bạn vậy - không những vô cùng ích lợi trong quá trình bàn giao công việc hay tuyển dụng, mà nó còn có thể là kim chỉ nam để giúp nhà thiết kế giải quyết những vấn đề hóc búa.

Lưu ý rằng những thông điệp này nên được chia sẻ với những ban ngành có liên quan để họ cũng có thể hiểu được cách thức một bộ máy thiết kế hoạt động, giải quyết vấn đề và định hình sự thành công.


Kết nối với bên ngoài

Sự liên kết khăng khít có ý nghĩa rất quan trọng quyết định thành bại của cả bộ phận thiết kế và vận hành. Khi thực hiện những bài toán thiết kế, cho dù là một sản phẩm hay một quy trình mới, hãy luôn tìm kiếm những cộng sự và cá nhân có liên quan mà có thể mang lại ý kiến để sản phẩm thiết kế phát huy tối đa giá trị.

Xây dựng và nuôi dưỡng sự gắn kết giữa các phòng ban đảm bảo rằng mọi giải pháp được đúc kết chắc chắn hội đủ yếu tố: trải nghiệm người dùng, nhu cầu doanh nghiệp và tầm nhìn của công ty.


Giúp đồng đội làm quen với sự thay đổi

Tính linh hoạt của một tổ chức và khả năng vượt qua thời kì hỗn độn là hai kỹ năng vô cùng quý giá. Thay đổi là không thể tránh khỏi và chúng luôn diễn ra trên nhiều phương diện khác nhau.

Biệt đội Vận hành thiết kế luôn ở tiền tuyến, giúp mọi người thực hiện công việc của mình giữa sự xáo trộn và thay đổi liên tục - họ giúp nhà thiết kế tập trung vào công việc chứ không phải quy trình.

Và nếu thứ gì cũng có thể thay đổi - từ tầm cỡ của cả công ty cho đến mỗi pixel - bộ phận Vận hành thiết kế luôn phải giữ được sự bình tĩnh và tự chủ.

Bằng việc đàm thoại với những bên liên quan, nhà quản lý có thể đánh giá được vị thế của tổ chức và xác định được ưu, nhược điểm cũng như những vấn đề cốt lõi và thời cơ tiềm năng.

Nguồn: How In-House Design Awards
Người dịch: Thanh Phạm