Liệu việc “ăn bánh vào bữa sáng” và “không bao giờ nghe hộp thư thoại” có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn?

[Ảnh: Volkan Olmez/Unsplash]

Bạn có một năm 2017 hiệu quả không? Đừng trả lời điều đó. Cho dù bạn đã làm được bao nhiêu việc vào năm ngoái, hay bạn đã làm việc hiệu quả như thế nào, có thể bạn sẽ có thói quen điều chỉnh cách làm việc của mình một ít vào năm tới.

Có thể đó là một sự thay đổi trong thói quen buổi sáng hoặc một cách tiếp cận khác với danh sách những việc cần làm. Hoặc có thể nó làm bạn giảm niềm tin vào danh sách ấy. Vì mỗi người có những hiêu quả công việc khác nhau nên chúng ta nên tìm những giải pháp khác nhau. Công ty Fast đã hỏi 18 trong số những người có năng suất cao nhất để chia sẻ các mẹo vặt, kỹ năng và thói quen của họ, bắt đầu với những người có đóng góp nhiều nhất.

[Ảnh: Brooke Lark/Unsplash]

1. Ăn bánh vào bữa sáng

“Thực tế không phải nhất thiết là bánh”, bà Jenna Abdou nói trên chương trình Beyond the Headline, “nhưng vấn đề là hãy tìm ăn một thứ gì đó mang lại cho bạn niềm vui vào buổi sáng.” Abdou tin rằng việc này có thể tăng gấp đôi sự tập trung của ý thức – và tăng gấp ba lòng biết ơn – từ đó tăng hiệu quả công việc của bạn.

Dù bạn chọn ăn món gì vào bữa sáng, “Hãy thưởng thức nó mà không sử dụng điện thoại hay suy nghĩ về công việc và trách nhiệm. Tận hưởng khoảng thời gian ấy và suy nghĩ về tất cả những điều đang diễn ra trong cuộc sống của bạn”. Abdou gợi ý, bạn có thể sử dụng thời gian bữa sáng để viết nhật ký hoặc lên kế hoạch cho một số ý định trong ngày, từ đó bạn có thể tập trung và dồn hết năng lượng vào công việc.

2. Xây dựng kế hoạch “Ngày thử thách”

Nhà chiến lược gia nghề nghiệp Adunola Adeshola bắt đầu ngày mới bằng cách xác định một hoặc hai nhiệm vụ hàng đầu của ngày. Cô ấy nói: “Bởi vì tôi đã xác định được điều quan trọng nhất trong danh sách những việc cần làm, ngay lập tức tôi cảm thấy như mình đã chinh phục được ngày hôm nay.” Chắc chắn sẽ có một số ngày có tới năm hay bảy điều quan trọng”, cô thừa nhận, nhưng bắt đầu bằng cách giải quyết một điều gì đó quan trọng “giúp tôi loại bỏ những việc bận rộn và phiền nhiễu để có thể hoàn thành và kết thúc một ngày.”

Lars Schmidt sử dụng ứng dụng Wunderlist để làm điều tương tự, bằng cách tạo ra một danh sách các công việc phải làm cho khách hàng, dự án, và thậm chí cả những việc cá nhân (ví dụ như thiền,…). Sau đó, Schmidt – nhà sáng lập công ty tuyển dụng Amplify – đánh dấu sao các công việc ưu tiên nhất và bắt đầu mỗi ngày bằng một trong các công việc có gắn dấu sao. Schmidt nói thêm, từ khi Wunderlist “di động và có bản web”, “nó luôn ở trên tất cả các thiết bị của tôi, ngay cả Apple Watch.” Schmidt đích thị là một fan hâm mộ lớn của ứng dụng Wunderlist.

3. Tạo ra một danh sách công việc “khổng lồ”

Arianna O’Dell – nhà sáng lập của Airlink Marketing – cho biết: “Tôi tạo ra một danh sách công việc khổng lồ dường như không thể hoàn thành và đưa ra thời hạn để hoàn thành nó. Có một sự thách thức mang tên “không thể” luôn luôn thúc đẩy tôi hành động, làm việc và thường thì tôi sẽ hoàn thành gấp đôi những gì tôi thường làm trong một ngày làm việc bình thường.” Ngay cả khi bạn không làm việc cũng như O’Dell không chịu áp lực, việc viết một danh sách công việc dễ hiểu và có một chút “tham vọng” sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

4. Đọc lại một quyển sách

Jason Shen, nhà sáng lập hệ thống đánh giá tài năng Headlight, cho biết: “Những lúc bí hoặc stress, tôi thường hay đọc lại một cuốn sách mà tôi đã đọc, nhắc nhở bản thân mình về những gì quyển sách đã dạy tôi và tiếp thu, ứng dụng những bài học ấy”. Shen thấy thói quen này giúp anh trau dồi trí nhớ dài hạn và thực hành nghệ thuật suy nghĩ sâu sắc.

“Thay vì nhận được một cú hit trên Twitter, hãy thử dành nhiều thời gian hơn để suy ngẫm về những gì bạn biết là nó thật sự đáng giá”, ông gợi ý.

5. Tự sắp xếp các công việc của bản thân

Susan Cain, nhà sáng lập Quiet Revolution, lên lịch cho khoảng thời gian tập trung cao độ mỗi ngày, thường thì ít nhất là ba tiếng đồng hồ, để cô có thể tập trung vào những việc mà đòi hỏi sự tập trung, và cam kết “tôn vinh những công việc ấy theo cách mà tôi sẽ cam kết”. Kristi Dosh, nhà báo và nhà sáng lập Guide My Brand, cũng xếp một khoảng thời gian cố định mỗi ngày để làm những việc tiêu khiển. Cô ấy thích ứng dụng Todoist vì “có thể lên lịch các khối thời gian cụ thể cho từng công việc, dù nhỏ đến đâu.” Todoist không chỉ giúp Dosh quản lý công việc mà cô còn nói rằng “tôi cũng thấy mình làm việc hiệu quả hơn khi biết chính xác tôi sẽ làm gì vào mỗi giờ trong ngày.”

Bạn muốn sắp xếp công việc theo thời gian bằng một cách khác? Beck Bamberger, nhà sáng lập Bam Communications đề nghị cách “Đặt đồng hồ và để chuông báo thức reng ầm ĩ”. “Tôi tự nói với mình rằng, ‘OK, mày có 45 phút để sáng tạo ra nội dung này’. Tự đặt ra hạn chót cho một việc sẽ tạo một động lực thúc đẩy và khiến bạn tập trung bạn vào công việc”, trong khi tiếng chuông ầm ĩ “tạo ra một vòng lặp phản hồi tiêu cực”, cô giải thích. Khi bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình trong thời gian đủ để tắt đồng hồ, “Bộ não của bạn sẽ bắt đầu thích ứng với mối liên hệ ‘alarm = bad, focus = win’ (chuông reo = thua cuộc, tập trung = chiến thắng).

6. Dừng ngay việc cố “bỏ qua nó”

Khi não của bạn cần nghỉ ngơi, hãy nghỉ ngơi. Laszlo Bock – nhà sáng lập Humu và tác giả Work Rules! nói rằng “nếu bạn cảm thấy bí về một vấn đề cụ thể hoặc cảm thấy như bạn không thể hoàn thành được công việc, đừng cố làm tiếp hoặc chống lại cảm giác đó; hãy tôn trọng nó”. “Hãy nhận ra rằng cơ thể hay tâm trí của bạn đang cố nói với bạn rằng nó đang đuối, và bạn nên đi dạo.”

Nhà tâm lý học Art Mark đồng ý, giải thích rằng “thời gian xả có thể làm bạn làm việc hiệu quả, bằng cách hồi phục cảm xúc nhiều hơn với những thăng trầm không thể tránh khỏi trong công việc, đồng thời giúp bạn có được một số quan điểm về những vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Vì vậy, trừ khi đó là một trường hợp khẩn cấp, còn không khi bạn rời khỏi văn phòng, hãy để công việc ở lại. Và khi bạn quay lại làm việc, mọi thứ sẽ có câu trả lời.”

7. Hưởng ứng “nguyên tắc 5 phút”

Beth Comstock, phó chủ tịch General Electric, theo “nguyên tắc năm phút” để duy trì hiệu quả. Bà nói: “Nếu công việc đó chỉ tiêu tốn của bạn 5 phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay”. “Hãy gửi email đó, xem qua bảng tính đó hoặc đi ngay tới bàn của đồng nghiệp và trao đổi nhanh. Một hành động nhỏ bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian lớn cho việc khác”.

Reva Seth, tác giả và là nhà sáng lập ra phòng thí nghiệm Optimal Living Lab cho biết, điều này không chỉ ngăn cản việc “danh sách việc cần làm của bạn” bị tắc nghẽn với rất nhiều công-việc-nhanh-chóng, mà nó cũng có thể giúp duy trì năng lượng của bạn trong suốt một ngày làm việc. Sau khi xác định “5 email hoặc 5 hành động mà tôi có thể thực hiện có tác động chiến lược nhất, tôi chỉ làm và quên đi phần còn lại của danh sách việc cần làm”, cô giải thích. “Thông thường với email thứ hai hoặc hành động thứ hai, tôi có một động lực lơn hơn, giống như là kết quả của việc tích góp các chiến thắng nhỏ – một cách chứng minh để giúp tăng động lực và năng suất.”

8. Cầm lấy điện thoại (nhưng không trả lời hộp thư thoại)

Giám đốc điều hành TrackMaven, Allen Gannett, người đã viết cho công ty Fast về cuộc thí nghiệm kéo dài hàng tuần về việc nghe điện thoại thay vì viết hàng tá e-mail, cho biết: “Đây là năm tôi khám phá ra tính hiệu quả của các cuộc gọi điện thoại. “Nó không chỉ nhân văn hơn, mà còn tiết kiệm được thời gian. Cuộc gọi nhanh có thể giải quyết hầu hết các vấn đề trong hai phút. ”

Ngoài ra, Shane Snow, một người nghiện điện thoại, nhà báo và tác giả của Smartcuts sử dụng Call Recorder Pro để ghi lại các cuộc phỏng vấn của ông (hợp pháp trong tiểu bang New York của ông “nhưng tôi vẫn xin phép”, ông nói), “và sau đó tôi có thói quen nhỏ là gửi các bản ghi âm lên trang Rev.com để viết lại”. Snow cũng giới thiệu Temi, một chương trình chuyển ngữ các cuộc hội thoại âm thanh “và cho phép tôi tìm ra những điểm có liên quan trong các cuộc đối thoại của tôi và phát lại âm thanh bằng cách nhấp vào văn bản.” Rõ ràng, điều này đặc biệt hữu ích cho các phóng viên, và nó cũng có thể là chứng cứ cho bất cứ ai có công việc liên quan đến các cuộc gọi điện thoại quan trọng.

Nhà chiến lược và nhà thiết kế Lisa Baird của IDEO có thêm một tuyệt chiêu “cú điện thoại tiết kiệm thời gian”: “Tôi cài đặt thư hộp thư thoại gửi đi của mình như sau: “Chào, bạn đang ở mục gửi hộp thư thoại cho Lisa Baird, nhưng tôi không kiểm tra hộp thư thoại của tôi, vì vậy hãy gửi cho tôi một tin nhắn văn bản hoặc một email. Cảm ơn nhiều! Bye” tiết kiệm cho tôi hàng giờ mỗi năm.”

9. Tự nhủ bản thân rằng hãy bình tĩnh

Huấn luyện viên nghề nghiệp và điều hành Suzan Bond tin rằng “tăng cường sức chịu đựng tinh thần” giúp tăng năng suất làm việc của cô ấy sau này. Bằng cách nào? “Tập luyện yoga thường xuyên và giữ các tư thế cho đến năm phút.” Cô ấy thấy rằng dễ dàng hơn để dừng nghỉ giải lao cho các nhiệm vụ “nhảm nhí” khi đang làm những việc khó. Bond cũng cho biết thêm: “Không bao giờ xuống tinh thần.

10. Chia bớt những công việc bạn đang phải đa nhiệm

“Người ta gặp rắc rối khi giải quyết những thứ không cần và không nên làm”, Stephane Kasriel, Giám đốc điều hành của công ty Upwork cho biết. “Chấm dứt ngay việc cố làm nhiều hơn bạn có thể và cố gắng làm nhiều việc cùng lúc . Cả hai đều không có hiệu quả. “Các cộng tác viên tài năng có sẵn từ Upwork là trợ lý ảo – không phải loại robot, mà là trợ lý hành chính của con người làm việc từ xa. Kasriel tuyên bố, ngày nay, tỷ lệ các chuyên gia làm việc bán thời gian không ngăn cản những người không thuộc nhóm C-suite. “Các trợ lý ảo giúp bạn và bạn ngày càng làm việc có hiệu quả hơn.”

11. Viết một danh sách các công việc yêu thích

Daraiha Greene, người đứng đầu mảng đa văn hóa nhóm Truyền thông của Khoa học Máy tính Google, tham gia các lớp diễn xuất và nhảy. Cô ấy thúc giục: “Thêm những điều bạn thích vào danh sách của bạn!”. “Tôi biết điều này nghe hơi ngược ngạo, nhưng nó đóng vai trò như một phương tiện giúp bạn hạnh phúc và kích thích dòng chảy sáng tạo”.

Huấn luyện viên và cổ đông công ty Fast, ông Daniel Dowling, đã chia sẻ một phương pháp đơn giản vào đầu năm nay để tìm thời gian cho những khoá học ngoại khoá: Viết ra một danh sách “các công việc yêu thích”. Nó đòi hỏi kỷ luật, nhưng dành thời gian để làm những việc bạn thích có thể làm cho bạn đạt hiệu quả hơn về lâu dài – giống như Greene đã từng.

“Một khi đã trẻ hóa,” cô ấy nói, “Tôi có thể đảm nhận công việc vào ngày hôm sau và tạo ra không gian trong tâm trí tôi để tiếp nhận những thông tin mới.”

Source